Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Какие есть обязанности у предприятия перед рабочим по предоставлению отпускных дней? Об этом и пойдет речь далее.

Понятие и виды отпуска. Законодательная база вопроса

Скачать образец и бланк уведомления об отпуске.

  • Определенный период времени, когда работник может не посещать рабочее учреждение для выполнения своих производственных обязанностей при сохранении за ним его должности, называют отпуском.
  • ТК гарантирует каждому трудящемуся право на такой отдых.
  • Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуРазличают несколько видов отпусков:

Отпуск предоставляется по желанию работника. Если ежегодный отпуск предоставляется по графику, то необходимо заранее уведомить трудящегося о предстоящих выходных днях. Если же он уходит по заявлению, то ставить в известность его не обязательно. Но каждый из перечисленных видов отдыха обязательно согласовывается с руководством предприятия, а оно в свою очередь обязано своевременно уведомлять будущего отпускника.

Назначение уведомления

Основная цель создания и отправки работнику уведомления об отпуске – это своевременная постановка в известность о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуАдминистрация предприятия должна ознакомить о предстоящем отпуске работника не позднее, чем за 2 недели до календарной даты его начала. Это закреплено в законодательстве статьей 123 ТК РФ.

Но существует исключение: эта процедура опускается в случае, если работник написал заявление о его предоставлении. Таким образом, он уже осведомлен о дате своего ухода на отдых.

Если данную процедуру необходимо выполнить, то осуществляется она путем направления письменного извещения персонально работнику в соответствии с общим порядком предупреждений. Можно известить трудящихся из единого структурного подразделения под роспись в рабочей тетради руководителя данного отдела или участка.

Все отпускники должны узнать о дате начала отпуска в соответствии с законодательством. Если это условие не будет выполнено, то такие действия дают основания для его переноса на другой срок.

При отказе трудящегося от ознакомления с письменным извещением об отпуске необходимо составить соответствующий акт.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В каких случаях оно применяется

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Как правило, такой график на будущий год заранее утверждается на предприятии, примерно в середине декабря уходящего года. Идеальным вариантом будет являться тот, когда все сроки по предоставления периода отдыха заранее согласованы управляющей администрацией с трудящимися. Однако, практика показывает напротив случаи, когда время отправки сотрудника в отпуска пропускается для извещения наемных работников. В таких случаях он вынужден отдыхать уже по утвержденному графику.

Если работник не уведомлен своевременно о дате отпускной компании, то он может потребовать его перенесения на более удобный период.

На крупнейших технологических производствах с непрерывным конвейерным процессом и т.п. предприятиях обязательно заранее готовиться график ежегодных оплачиваемых отпусков. В таких организациях уведомление о начале отпускной компании сотрудников играет очень важную роль. Но если от работника поступило заявление на предоставление отпуска, то необходимость в извещении устраняется.

Порядок составления

Единого бланка уведомления для всех предприятий, утвержденного нормативным актом, не существует. Поэтому каждая организация имеет право разработать удобную для себя форму извещения о ежегодном оплачиваемом отпуске. Но есть пункты, которые должны быть обязательными и придавать документу юридическую значимость.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуВ уведомлении должна быть следующая информация:

  • официальные реквизиты работодателя;
  • регистрационный номер и дату исходящей документации;
  • занимаемую должность сотрудника;
  • индивидуальные данные будущего отпускника;
  • ссылку на статью ТК РФ, по которой работника уведомляют о предстоящем отпуске;
  • подпись управляющего организацией.

Содержание данного документа

Основное содержание уведомления должно быть сведено к минимуму информации.

В нем должен быть отражен текст, в котором указывается о предстоящем отпуске, за какой период отработанного времени и срок, который предоставляется трудящемуся для отдыха от рабочих обязанностей.

Примерный бланк составляется работниками кадровой службы. В нем могут меняться только должность, ФИО сотрудника, количество дней отпуска с указанием конкретных дат. Остальной костяк о реквизитах предприятия и руководителе, как правило, не затрагивается.

Удобство трафаретного бланка оценит любой кадровик, т.к. оформление уведомлений по готовому формату позволит значительно сократить время.

Порядок ознакомления сотрудника

Для ознакомления с извещением о предстоящем отпуске необходимо подготовить 2 экземпляра уведомления. Это необходимо для выдачи одного сотруднику и сохранения второго документа на предприятии. Нужно выполнить обязательное условие по вопросу персонального ознакомления. Каждому сотруднику нужно вручить извещение о начале отпуска в письменной форме.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуУзнать о своем отпуске сотрудник может несколькими путями:

  1. При личном контакте с сотрудником кадровой службы предприятия;
  2. При прочтении приказа о предоставлении дней отдыха;
  3. Во время утверждения плана отпусков, подписавшись в бланке ведомости к нему или в специальной графе прямо в графике;
  4. В своем подразделении работник может поставить визу в рабочем журнале руководителя отдела.

Если же сотрудник не согласен со сроками и поэтому отказывается от подписи, то нужно оформить об этом акт.

Регистрация

  1. Для регистрации подобного рода извещений об отпускных днях необходимо создать специальный журнал учета уведомлений.
  2. В такую книгу необходимо вносить сведения о предварительном извещении с выдачей документа на руки под роспись сотрудникам организации.

  3. Практика показывает, что постоянное внесение информации в журнал облегчает при необходимости быстрый поиск запрашиваемой информации.

  4. Оформление начинают с заполнения титульного листа журнала, где отражают такие сведения:
  • полное наименование предприятия;
  • наименование книги;
  • даты начала и окончания ведения регистрационного журнала.

Далее переходят к следующей странице, где указывается информация об ответственных лицах за внесение данных в журнал. Поскольку единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет, то организация сама разрабатывает удобные графы в журнале. При этом на совете администрации организации принимают решение о включении в регистрационную книгу уведомлений перечень граф для необходимых сведений.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуОдинаковыми пунктами для разных учреждений могут быть такие:

  • наименование формы документа;
  • дата начала и окончания создания книги и учета уведомлений;
  • порядковая нумерация при регистрации извещений;
  • краткое содержание уведомления;
  • информация о сотруднике, на чье имя оно отправлено;
  • календарное число вручения документа;
  • если вручается лично, то подпись получателя;
  • краткий смысл ответа трудящегося на предъявленное ему уведомление.

Готовые бланки листов для журнала нумеруются и обязательно сшиваются. После того, как руководитель предприятия поставит свою визу и печать организации на последней странице для скрепления документа, журнал можно использовать по назначению.

Хранение уведомления

Что касается вопроса хранения уведомлений об отпусках, то здесь нужно ориентироваться на нормы Перечня типовых управленческих документов. На основании данного законодательного акта приказы и извещения должны сохраняться на протяжении не менее 5 лет. Место хранения: архивное помещение, специально оборудованное для хранения документации.

Если предприятие по каким-то причинам прекращает свою деятельность, то до закрытия ему нужно передать на хранение все уведомления о начале отпуска, срок издания которых не достиг 5 лет, в территориальный архив в установленном порядке.

Особенности уведомления различных видов сотрудников

На каждом предприятии есть свои нюансы выписки и ознакомления работников о предстоящем отпуске. Рассмотрим более типичные обстоятельства, которые часто встречаются в практике работы кадровиков.

Совместителей

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуКак правильно предоставить и ознакомить с ежегодным отпуском сотрудника, если он работает по совместительству? Для этого кадровику необходимо узнать, в какие сроки у него запланированы дни отдыха по его основному месту работы, и внести при разработке плана отпусков те же периоды, т.к. они должны полностью совпасть. Для подтверждения трудящийся должен предоставить нужные данные с основного предприятия.

В случае, когда совместителю предоставляется ежегодный отпуск, но он заработал его частично, то недостающие дни ему оформляют без содержания. Оплата должна быть выполнена только за заработанные им дни отдыха. Уведомляется такой сотрудник чисто информативно, т.к. он сам заинтересован в совпадении сроков отпускной компании.

Если же работник, оформленный на предприятие по совместительству, не предоставил сведения о своем отпуске по основному месту работы, то ему необходимо его планировать на общих основаниях. Соответственно уведомление обязательно нужно ему выдать не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Генерального директора

В трудовом законодательстве не предусмотрено разделение сотрудников по должностям, поэтому он для всех одинаков.

Следовательно директора необходимо уведомить, как и остальных сотрудников о предстоящем отпуске под роспись. Сделать это можно при подписании приказа о его отпуске и уведомления одновременно.

Особенности составления уведомлений в различных ситуациях

Иногда бывают такие обстоятельства, когда время отпуска нужно прервать по каким-то производственным причинам. Как в таких случаях правильно поступить работнику отдела кадров, если во время отпуска сотрудника нужно вызвать на работу, отменить дополнительные дни отдыха или изменить их количество?

При отзыве из отпуска

Поскольку законодательство гарантирует право на отпуск каждому работнику, то работодатель не может в одностороннем порядке сократить время заслуженного отдыха. По производственной необходимости его можно вызвать на работу только если он на это согласен.

Есть категория работников, чей отпуск нельзя ни в коем случае прерывать:

  • лица, не достигшие 18 возраста;
  • женщины, ушедшие в декретный отпуск;
  • трудящиеся, задействованные на производстве с вредными условиями труда.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

  • ФИО работника;
  • календарное число начала отпускного периода;
  • сколько дней осталось до окончания отпуска;
  • когда отпускник планирует использовать не отгулянные дни.

Затем начальник участка готовит уведомление директору, где указывают причину вызова конкретного сотрудника из отпуска. Форма его должна быть в виде служебной записки или докладной. На основании этого документа оформляется соответствующий приказ. Работник должен поставить подпись на приказе о том, что он ознакомлен с его содержанием.

Как правильно отозвать работника из отпуска, рассказано в следующем видеоматериале:

Об отмене дополнительного отпуска

Работодатель может отменить дополнительные отпуска, только соблюдая все требования ст. 72, ст. 116 ТК РФ. Основание, порядок и условия их устанавливаются при подписании коллективного договора либо иного нормативного акта, согласованного с выборным органом первичной профсоюзной организации.

Читайте также:  Загранпаспорт после смены фамилии - в какой срок нужно поменять?

Условия предоставления помимо ежегодного отпуска дополнительных дней отдыха необходимо закрепить в трудовом договоре. Об этом указано в ст. 57 ТК РФ. Внесение изменений в условия трудового договора допустимо при наличии соглашения сторон, заключенного в письменной форме.

В случае несогласия работников с отказом от дополнительного отпуска необходимо рассматривать нормы ст. 74 ТК РФ.

В ней указывается о том, что, при определенных обстоятельствах, когда невозможно осуществить сохранение условий трудового договора, возможно внесение корректирующих изменений по инициативе работодателя кроме перемены трудовых функций трудящегося. Обычно такое бывает при изменениях технологического процесса.

Со стороны работодателя должно поступить в адрес рабочего уведомление об необходимости исключить из трудового договора условия о предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска.

В тексте необходимо обосновать причины, заставившие работодателя пойти на такой шаг. Известить работника об изменениях нужно в письменной форме не позднее чем за 2 месяца.

Сроки могут быть иными, поэтому необходимо следить за изменениями в ТК РФ.

Об изменении количества дней отдыха

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

В трудовых договорах указано, что отпуск работнику предоставляется на 30 дней. Решив уменьшить срок на 2 дня, руководитель предприятия не нарушил закон, т.к. по ТК РФ он должен длиться не менее 28 дней.

Прежде чем внести изменения в трудовые договора управляющему необходимо уведомить рабочих об изменении периода ежегодного отпуска, указав причину (например, приведение в соответствие с трудовым кодексом). Штатные сотрудники должны узнать об этом не позже, чем за 2 месяца до вступления изменений в силу.

Выполняется это так:

  1. Издается приказ об уменьшении количества дней отпуска.
  2. Работникам лично под роспись вручается уведомление со ссылкой на приказ.
  • Получив согласие работников на изменение срока отпуска, кадровику необходимо подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам и подписать их сторонами.
  • При нарушении данного регламента, например, не уведомив сотрудников в срок об наступивших изменениях, руководству компании грозит наказание.
  • Правила оформления разных видов отпусков рассмотрены в следующем видео уроке:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=11357

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуСотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно! Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать Word.

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (1

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Уведомление об отпуске по графику образец скачать

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска.

Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков.

Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуРаботникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
  • Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Читайте также:  Решение суда о разделе совместно нажитого имущества супругов и подсудность

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

  • Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.
  • Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.
  • Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:
  • Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков — в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
  • Включением в содержание приказа на отпуск отметки об ознакомлении с датами отпуска — в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
  • Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
  • Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях — одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать в формате Word.

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работникуВ правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление — Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

  • Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
  • Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
  • Общая длительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
  • Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Уведомление работника об отпуске по графику отпусков подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении заявления нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

  • Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
  • В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
  • В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и расчета отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Уведомления о начале отпуска по графику: образец 2019 — 2020

Отправьте сотруднику письменное уведомление о начале отпуска по графику не позднее, чем за две недели до отдыха. Иначе возможен штраф за отсутствие документа. В статье вы узнаете, как оформить уведомления о начале отпуска по графику и посмотрите образец на 2019 — 2020 год.

Оформляйте отпуска с учетом новых разъяснений Роструда >>>

Когда оформлять уведомление о начале отпуска

За две недели до начала отпуска по графику необходимо уведомить об этом сотрудника. Причем сделать это нужно под подпись. Такое указание есть в части 3 статьи 123 ТК.

Сотрудника, который уходит в отпуск без содержания либо вне очереди на основании письменного заявления, извещать необязательно (см. схему).

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Как уведомлять сотрудников о предстоящих отпусках

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Форма уведомления работнику об отпуске по графику

Каким должно быть уведомление о начале отпуска по графику, в законе не сказано. Поэтому такой документ оформляют в произвольном виде.

Например, это может быть извещение, уведомление, ознакомительный лист, ведомость, проекты приказов (распоряжений) и других документов, с которыми можно ознакомить сотрудников. Главное отразить в бланке:

  • реквизиты компании: наименование, ИНН, ОГРН и адрес;
  • название, дата и номер извещения;
  • должность и Ф.И.О. работника, который уходит отдыхать;
  • дата начала и окончания отпуска;
  • количество дней отдыха;
  • подпись работодателя, иного уполномоченного сотрудника.

Если уведомление работника об отпуске по графику на 2019 оформите верно, претензий контролеров не будет. Минтруд и Роструд допускают любую форму, если в документе вся информация (письма от 30 июля 2014 № 1693-6-1, от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Эти же правила действуют и в 2020 году.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Составляйте документ в двух экземплярах. Первый отдайте работнику, а второй, где сотрудник ставить подпись, храните в отделе кадров.

Чтобы сэкономить бумагу, ведите журнал извещений. Включите в него графы: «Дата начала отпуска», «Дата извещения работника о предстоящем отпуске», «Подпись работника».

В случае, если приказ о предстоящем отдыхе издали минимум за две недели, то отправлять извещение необязательно. Пропишите в приказе, что он одновременно является и извещением. В этом случае датой извещения будет день, когда работник поставил подпись об ознакомлении с приказом.

Если сотрудник отказывается подписать уведомление о начале отпуска по графику (расписаться на приказе), оформите акт соответствующего содержания.

Образец акта об отказе подписать уведомление о начале отпуска

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Дорогой коллега, сегодня 6 месяцев подписки в подарок. Читайте «Главбух» полгода бесплатно!

Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/82929-uvedomleniya-o-nachale-otpuska-2019

Образец уведомления работника о дате начала отпуска в 2019 году

Нужно направлять уведомление работнику о дате начала отпуска по ТК РФ? Как выглядит образец 2019 года? Какой срок направления уведомления по ТК РФ? Поясним.

Когда уведомление обязательно по ТК РФ и в какой срок?

Очередность предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели. Так требует статьи 123 ТК РФ.

Когда можно обойтись без уведомления?

Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок, то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. Просто подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления будет достаточно. Никакое уведомление готовить не нужно.

Как составить уведомление и что в него включить?

Унифицированной формы уведомления о времени начала отпуска не существует. Поэтому можно делать уведомление в произвольном формате. Логично указать в уведомлении:

  • реквизиты работодателя (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
  • название, дата, номер документа;
  • должность и Ф.И.О. работника;
  • дата начала и окончания отпуска;
  • общее количество дней отпуска;
  • подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
  • должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).
Читайте также:  Отпуск после декретного отпуска: когда положен, как рассчитать период

СКАЧАТЬ БЛАНК УВЕДОМЛЕНИЯ О ДАТЕ НАЧАЛА ОТПУСКА

Приведем возможный образец 2019 года:

Уведомление об отпуске по графику: образец предоставление за 2 недели работнику

А можно ли передать уведомление “по электронке”?

Да, можно передать такое уведомление по электронной почте. Главное – зафиксируйте отправку письма, не удаляйте сообщение из отправленных.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/uvedomlenie-rabotnika-o-date-nachala-otpuska-po-tk-rf-obrazets-2019-goda.html

Уведомление об отпуске по графику — образец

  • Как составить уведомление о начале отпуска
  • Журнал регистрации уведомлений, срок хранения
  • Уведомление (извещение): образец

Как составить уведомление о начале отпуска 

Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.

Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.

Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:

  1. Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
  2. Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним. 

Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.

Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.

Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

  1. Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
  2. Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ). 

Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений 

Обратите внимание! С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.

Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:

  1. На титульном листе отражается такая информация:
    • наименование организации, оформившей документ;
    • название документа;
    • даты начала и окончания журнала.
  2. В табличной части приводятся следующие сведения:
    • название составляемого документа;
    • номер по порядку;
    • дата его оформления;
    • смысл выданного извещения;
    • должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
    • информация о вручении;
    • сведения об ответе на извещение.

Важно! Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет. 

Уведомление (извещение): образец 

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/otpusk/uvedomlenie_ob_otpuske_po_grafiku_obrazec/

Уведомление об отпуске

В соответствии с действующим трудовым законодательством, за каждым официально трудоустроенным человеком закрепляется право на ежегодный оплачиваемый отдых.

При этом работодатель обязан заблаговременно известись работника о точной дате начала отпуска. В рамках данной статьи отражены порядок и правила уведомления о выходе в отпуск.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18 . Это быстро и бесплатно !

Как согласно графику и за сколько дней до начала отдыха оповещается работник?

Согласно 123 статье ТК РФ работодатель должен в письменном виде известить работника о начале ежегодного оплачиваемого отдыха не позднее, чем за две недели до его начала. Для этого необходимо составить специальный документ, который называется уведомление о предоставлении отпуска, и направить его адресату.

В свою очередь адресат должен подписать данный документ. Это будет означать, что он поставлен в известность о предстоящем отдыхе и возражений не имеет.

Направлять оповещение необходимо только в том случае, если речь идет о выходе работника в отпуск, согласно графику.

В случае если работник написал заявление о выходе в отпуск по собственному желанию, направлять уведомление нет смысла.

Оформление и содержание документа

Следует отметить, что в настоящее время отсутствует унифицированная форма о предоставлении отпуска. Как правило, предприятия самостоятельно разрабатывают бланк документа, чтобы уведомить работника. Этим может заняться отдел кадров.

В общем виде содержание извещения должно включать следующую информацию:

    Шапку документа – в самом верху бланка необходимо указать наименование организации.

Если извещение составляется на фирменном бланке, то, как правило, он уже содержит наименование компании и все ее реквизиты.

Тут же в шапке необходимо указать название документа (в данном случае это будет – «УВЕДОМЛЕНИЕ»), а также исходящий номер и дату его регистрации. В левой стороне бланка необходимо указать Ф.И.О. работника, его должность и название структурного подразделения, к которому он относится.

  • Обращение к адресату письма (например, «Уважаемый Иван Федорович»).
  • Тело документа – при его написании следует последовательно указать следующее:
    • ссылку на 123 статью ТК РФ;
    • оповещение о дате начала и конца, а также общем количестве календарных дней отпуска, согласно графику;
    • ссылку на график отпусков, а также дату его утверждения;
    • просьбу о необходимости подписать документ.
  • Подписи – в конце ставятся подписи руководителя организации и адресата. Работник, для которого было подготовлено извещение, в обязательном порядке должен его подписать, а также поставить дату ознакомления. В противном случае документ будет признан недействительным.
    • Скачать бланк уведомления работника о начале отпуска за 2 недели
    • Скачать образец заполнения уведомления работника о начале отпуска за 2 недели

    Смотрите видео про извещение об отпуске:

    Способы ознакомления адресата с извещением

    Как правило, извещение о представлении отпуска вручается лично адресату в руки. Однако если сотрудник по каким-либо причинам отсутствует на рабочем месте, то документ можно направить, к примеру, заказным письмом с уведомлением о вручении.

    [2]

    Что делать, если сотрудник отказывается подписать документ?

    Порой бывают случаи, когда сотрудник, по тем или иным причинам, отказывается подписывать уведомление. Столкнувшись с подобной проблемой, необходимо действовать следующим образом:

    1. Вначале необходимо попытаться разрешить сложившуюся ситуацию мирным путем. Для этого следует поговорить с сотрудником и попытаться выяснить причины, по которым он отказывается подписывать оповещение. Если аргументы работника обоснованы (например,неправильно оформлено уведомление, допущена ошибка при указании периода ежегодного оплачиваемого отдыха и т.д.), то имеет смысл прислушаться и выполнить требования работника.
    2. Если данную проблему не удалось уладить в устной форме, то необходимо составить акт об отказе в подписи. Имея на руках данный документ, работодатель в принудительном порядке сможет отправить сотрудника на заслуженный отдых, избежав при этом нарушения закона. Составлением акта об отказе подписания извещения занимается отдел кадров. Для того чтобы он был действительным, сотруднику, в присутствии не менее двух свидетелей, зачитывается вслух текст документа.

    Кроме того, у работника следует потребовать объяснительную записку, содержащую причины отказа в подписи. В случае, если работник отказывается писать объяснительную, то данный факт необходимо зафиксировать в акте.

  • Далее можно смело приступать к оформлению отпуска работника и связанных с этим выплат.
    • Скачать бланк акта об отказе работника от подписания документа
    • Скачать образец акта об отказе работника от подписания уведомления о предоставлении отпуска

    Подводя итог, следует отметить, что знание порядка и правил оформления, а также передачи уведомления о предоставлении очередного оплачиваемого отдыха, как работодателем, так и работником, существенно упростит их взаимодействие по данному вопросу. Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций, зная и делая так, как должно быть, можно без труда отстоять свою правоту в суде.

    Источник: https://otdel63.ru/uvedomlenie-ob-otpuske/

    Уведомление об отпуске образец бланк

    Работнику ежегодно положен отпуск. Причём длительный и оплачиваемый. На многих предприятиях с целью наиболее эффективной работы вводится график отпусков, согласно которому периодически сотрудникам предоставляется время непрерывного отдыха.

    Время пришло – обязаны известить

    Если на предприятии в отпуск работники идут согласно графику, у сотрудников нет нужды самостоятельно следить за тем, когда придёт время положенного отдыха.

    На администрацию компании законом налагается определённая обязанность в уведомлении заблаговременно о предстоящем отпуске. Уведомление должно быть обязательно письменным и доводиться до сотрудника под роспись. Правила устанавливают и минимальный срок, за который такое извещение должно быть сделано – две недели.

    Уведомление требуется лишь в тех случаях, когда отпуск работников регламентируется графиком. Если работник самостоятельно обратился к руководителю с просьбой об отпуске, написав письменное заявление, уведомления не нужно. Одобрить отпуск руководитель может поставив визу на самом заявлении.

    Как пишется уведомление об отпуске

    Требований к стилю написания, правил оформления подобных бумаг у законодателя нет. Важен сам факт того, что имеется письменное свидетельство выполнения работодателем своих обязанностей, подписанное работником.

    В уведомлении в форме обращения к сотруднику доводится, что он с определенной календарной даты может уйти в законный отпуск. Указывается и количество дней непрерывного отдыха с указанием конкретных дат.

    Если не поставили в известность

    Работник, который обнаружил, что его время отпуска вот-вот подойдёт, а уведомления за две недели до даты начала отдыха он не получил, вполне может требовать у начальника переноса отпуска на другое время. В таком случае закон на стороне работника.

    Обязанность письменно ставить в известность возложена законом и в случае судебных разбирательств суд будет на стороне сотрудника, не получившего письменного напоминания о предстоящем отпуске.

    Но наличие письменного извещения вовсе не означает, что работник именно с определённой даты должен непременно уйти в отпуск. Трудовые отношения – это прежде всего диалог сотрудника и руководителя.

    По договорённости отпуск вполне может быть перенесён на более удобную для обеих сторон дату. В сохранении нормальных отношений в трудовом коллективе должны быть заинтересованы все его участники и не стоит при первом, малейшем нарушении правил, обращаться в суд.

    В первую очередь необходимо попробовать решить вопрос самостоятельно. Возможно перенос отпуска будет выгоден самому работнику.

    Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления об отпуске, вариант которого можно скачать бесплатно.

    Источник: https://uristhome.ru/document/31/uvedomlenie-ob-otpuske-obrazets-blank

    Ссылка на основную публикацию